自考00097外貿(mào)英語寫作-復(fù)習(xí)筆記

第一講詞(words)

一）名詞的特殊用法

1、集體名詞★

(1)作為整體使用時，集體名詞視為單數(shù)，謂語動詞相應(yīng)用單數(shù)：

team, army, audience, class, club, committee, company, crowd, couple, family, group, staff, government, union

(2)強(qiáng)調(diào)個體成員時，集體名詞視為復(fù)數(shù)，謂語動詞相應(yīng)用復(fù)數(shù)。

2、不可數(shù)名詞：物質(zhì)名詞（paper, water, bread, milk），抽象名詞（happiness, quality, information），

專有名詞（人名，地名，時間名，報刊名）。

(1)一般無單/復(fù)數(shù)形式，前面不用加a/an，謂語動詞用單數(shù)。

如knowledge知識，information信息，furniture家具，equipment設(shè)備，advice建議。

(2)不過特定情況下也可作可數(shù)名詞使用，但意義發(fā)生改變：

①當(dāng)抽象名詞前后有修飾語表示“某一種”或“某一方面”的概念時，其前可加a/an。A refrigerator is a luxury here.

②物質(zhì)名詞用于表示“各種不同品種”時，轉(zhuǎn)化成可數(shù)名詞。This is a store selling many different teas.

③某些物質(zhì)名詞或抽象名詞用作復(fù)數(shù)時，詞義往往起變化。

Paper(紙)------a paper (報紙，文件，論文) power(權(quán)利，電力)-----a power (大國，強(qiáng)國)

Experience(經(jīng)驗)----experiences（各種經(jīng)歷）beauty(美麗)-------a beauty（美女）

3、復(fù)數(shù)形式★

(1)合成名詞的復(fù)數(shù)形式

①以不可數(shù)名詞結(jié)尾時，無復(fù)數(shù)形式，如homework, moonlight。

②以可數(shù)名詞結(jié)尾時，遵循結(jié)尾的可數(shù)名詞的變化規(guī)則。

③“可數(shù)名詞＋介詞(短語)”時，在中心名詞后加-ｓ，

如mothers-in-law岳母，editors in chief總編輯，board of directors董事會。

④“動詞/動詞-ed形式＋副詞”時，在詞尾加-s，如grown-ups成人，trade-ins折扣物，show-offs炫耀。

⑤“動詞-ing形式＋副詞”時，在動詞-ing形式后加-s，如comings-in收入。

⑥含man或woman的合成名詞變復(fù)數(shù)時，前后兩個名詞均需變?yōu)閺?fù)數(shù)，

如woman teacher―women teachers女教師，man cook---men cooks 男廚師。

(2)縮略詞的復(fù)數(shù)形式

①多數(shù)縮略詞后直接加-s，特別是由大寫字母組成的，

如CPA--CPAs (certified public accountant 注冊會計師)；IOU--IOUs (I owe you 欠條)

②由小寫字母組成并在每個字母后帶“.”，在其后加-s或-’s，如c.o.f.s或c.o.d.’s (cash on delivery)交貨付款

只在最后一個字母后帶“.”，在“.”前加-s，如gals. (gallon加侖)

③表示度量衡單位的，往往不加-s，如in. (inch英寸)，ml. (mile英里)，oz. (ounce盎司)

④有的單/復(fù)數(shù)都可作為復(fù)數(shù)形式，如Ib.或Ibs. (pound磅)，yd或yds (碼)

(3)數(shù)字、符號、單個字母的復(fù)數(shù)形式

①數(shù)字、符號、單個字母變?yōu)閺?fù)數(shù)形式時，在其后加-s或-’s。1950---1950’s或1950s

②其他詞類名詞化后充當(dāng)名詞使用時，其復(fù)數(shù)形式加-s或-es。Pros and cons優(yōu)缺點(diǎn)；yeses and noes。

二）動詞的特殊用法

1、特殊系動詞★

(1)系動詞+形容詞/介詞短語，形成S＋V＋C（主語＋動詞＋主補(bǔ)或表語）句式，用來描述主語特征或狀況

(2)系動詞除be以外，簡單歸為幾類：

①表示“感官、好像”的動詞，如：feel感覺，smell聞，appear看起來，seem似乎

②表示“變化、成為”的動詞，如：become成為，turn轉(zhuǎn)變成為，come變成，grow變成

③表示“保持某一狀態(tài)”的動詞，如：keep保持，remain保持，stay堅持，stand維持不變，continue繼續(xù)

(3)有些動詞也可用作行為動詞（如grow），必須用副詞來修飾它們

注意：“系動詞＋形容詞”“行為動詞＋副詞”(行為動詞=實義動詞)

2、動詞與主語的一致★

(1)主語是單數(shù)時時動詞必須是單數(shù)形式；主語是復(fù)數(shù)時動詞必須是復(fù)數(shù)形式。

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(2)作主語的詞(含單數(shù)名詞/代詞等)或短語(分詞/不定式等)由and連接時，謂語動詞用復(fù)數(shù)形式。

(3)由and連接的名詞短語指同一人或物時，并列主語作為整體考慮，謂語動詞用單數(shù)形式。

(4)作主語的詞或短語由or，nor，either…or，或neither…nor連接時，就近原則。

(5)作主語的名詞前帶each或every時，謂語動詞用單數(shù)形式。★

(6)主語為專有名詞(事件/國名/機(jī)構(gòu)名稱/書/作品名稱)、數(shù)量詞作為整體或短語(不定式短語/分詞短語/名詞從句）

時，謂語動詞用單數(shù)形式。

(7)當(dāng)主語為none，half，some和one fourth等名詞時，視具體情況決定單數(shù)或復(fù)數(shù)。

①單獨(dú)使用時，謂語動詞一般用單數(shù)

②后面帶有of時，要看of后面的名詞或代詞(none of, half of, some of, one fourth of)

用法相同的其他短語有：ninety percent of, part of, most of, all of ,a lot of等

3、動詞的其他特殊形式

(1)動詞不定式：to＋動詞原形可用作n./adj./adv.，起主語/賓語/表語/定語/狀語的作用。

(2)分詞★：現(xiàn)在分詞v-ing、過去分詞v-ed 充當(dāng)定語/狀語/表語/賓補(bǔ)。

有動詞的特征，可有時態(tài)/語態(tài)，可帶狀語/賓語，可起形容詞/副詞作用。

①現(xiàn)在分詞：語態(tài)上表示主動；時間上表示正在進(jìn)行，與主句動作幾乎同時發(fā)生。

②過去分詞：語態(tài)上表示被動；時間上表示動作完成，過去分詞動作早于主句動作發(fā)生。

(3)動名詞★：①v-ing 兼有動詞和名詞的特征，句子中起名詞作用，充當(dāng)主語/主補(bǔ)(表語)/賓語。

②一些動詞后的賓語只能是動名詞。例如：avoid避免，enjoy享受，mind在意，finish完成，resist反

抗，appreciate感謝/賞識，imagine想象，suggest建議，advice勸告等

③在固定結(jié)構(gòu)中的動名詞。例如：be worth doing …值得做……，have difficulty in doing…在做……方面

有困難，it be no good/no use/useless doing…做……是沒有用的，there be no need/no point doing…沒有必

要做……，how/what about doing…做……怎么樣等

④動名詞和現(xiàn)在分詞：

動名詞用在應(yīng)使用動詞卻因語法限制無法使用的地方，多作主語、動詞&介詞的賓語。

現(xiàn)在分詞表示其邏輯主語的伴隨狀態(tài)，多作狀語、定語。

動名詞應(yīng)注意與其搭配的動詞和固定結(jié)構(gòu)；現(xiàn)在分詞應(yīng)注意其時態(tài)和語態(tài)的變化。

注意: ①不定式/分詞/動名詞都是非謂語動詞，不能作謂語動詞使用。

②使用時，須注意它們與邏輯主語的一致關(guān)系。

不定式/分詞作狀語時，邏輯主語是句子的主語，即：主語必須是不定式和分詞動作的執(zhí)行者。

不定式/分詞作定語時，邏輯主語是所修飾的詞。

三）修飾詞

1、形容詞與副詞的混淆

(1)都可以用在動詞后面，但系動詞后面跟形容詞，行為動詞后面跟副詞。

(2)有時一個副詞有兩個形式，如slow, slowly, deep, deeply, direct, directly, close, closely等。

前者多表示具體意義，使用比較隨便，不太規(guī)范；后者則多表示抽象或引申意義，屬于正式、規(guī)范的用法。

2、比較級和最高級

形容詞和副詞有比較級和最高級兩種形式。最基本的形式為：

(1)比較級與than連用，用于兩者之間的比較，意為“比……更……”。通常用much來修飾比較級

(2)the＋最高級＋in /of結(jié)構(gòu)用于三者以上的人或物之間的比較。

Eg: tall---taller---tallest

happy---happier---happiest

thin---thinner---thinnest

fine---finer---finest

near---nearer---nearest

interesting---more interesting---most interesting

difficult---more difficult---most difficult

(3)等比：表示人或物之間有某些相似或相近性質(zhì)和特征的比較。★

①基本結(jié)構(gòu)為：主語＋謂語＋as＋形容詞原形(+名詞)/副詞原形＋as＋比較對象；

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②否定等比用來比較兩個人或物之間的差異，其基本結(jié)構(gòu)為：

主語＋謂語的否定形式＋so/as＋形容詞原形(+名詞)/副詞原形＋as＋比較對象；否定等比相當(dāng)于一個比較級。

(4)其他的比較形式

①“the＋比較級……，the＋比較級”結(jié)構(gòu)，意為“越……越……”。一般是從句在前，主句在后。

②沒有比較級的比較結(jié)構(gòu)。-ior, 如：junior，senior，superior，inferior，prior等。

使用它們表示比較時，后面用to而不是用than。

(5)集體內(nèi)部的比較★

①當(dāng)一人/事/物與其所屬集體的其他成員進(jìn)行比較時，形成集體內(nèi)部的比較。

這種比較必須包括other或else，實際上是最高級的一種特殊表達(dá)。

a．主語＋謂語＋比較級＋than＋any other＋單數(shù)名詞；

b．主語＋謂語＋比較級＋than＋some of the other＋復(fù)數(shù)名詞；

c．主語＋謂語＋比較級＋than＋anyone/anybody else。

②如果不加other或else，則表示不是同一范圍中的人或物進(jìn)行比較。

3、合成形容詞

放在名詞之前時，用連字符連接；放在名詞之后時，不使用連字符，但合成形容詞與名詞之間用of連接。如：never-say-die attitude或attitude of never say ing die決不氣餒的態(tài)度

①用連字符的合成形容詞可以把多個不符合作定語語法規(guī)則的詞并列連接起來前置作定語。

在使用時，出現(xiàn)的名詞全部為單數(shù)，動詞全部用原形。如：a six-year-old boy

②但是用of連接的名詞與修飾語必須符合一般語法規(guī)則。如：a boy of six year s old

4、絕對修飾詞

用來描述人/事/物完善、完美或完全絕對狀況或特征，從邏輯上講不能用于比較的形式中。

但與nearly同時使用時可以表示比較含義，使比較形式變成more nearly, most nearly。

①表示“完全、特別、精確”的形容詞，如：complete全部，final最終，universal普遍，absolute絕對，perfect完

美，excellent卓越，accurate精確等。

②表示“極限、主次”的形容詞，如：extreme極端，maximum最大極限等。

③表示“幾何形狀、方位、處所、時間”的形容詞，如：square正方形，left左邊，future將來等。

④表示“性質(zhì)、材料、國籍”的形容詞。

⑤表示“獨(dú)一無二”的形容詞，如：unique獨(dú)一無二的，single單一的等。

四）代詞的特殊用法

1、人稱代詞: I, we, you, he, she, it, they等

物主代詞: my, his, their, our, mine, hers等(所有格)

反身代詞: myself, yourself, itself, ourselves, oneself等

相互代詞: each other, one another等

指示代詞: this, that, these, those, such, same等

疑問代詞: who, whom, whose, which, that等

不定代詞: some, any, no, all, one, every, much, many, little, few, a few, either, both, something, somebody等

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(1)人稱代詞有主格和賓格的不同。主格在句子中一般作主語；賓格則充當(dāng)動詞和介詞的賓語★

(2)由and連接的代詞的合成用法★：同為主語時，都用主格；同為賓語時，都用賓格。

(3)人稱代詞作主語補(bǔ)語。通常用在系動詞之后，特別是強(qiáng)調(diào)句型中。

強(qiáng)調(diào)句型為：It＋is/was＋強(qiáng)調(diào)部分＋who/that＋句子其他成分。

其中，強(qiáng)調(diào)部分可為名詞、代詞、詞組、句子；who修飾表示人的強(qiáng)調(diào)部分，that修飾表示人或物的強(qiáng)調(diào)部分。

2、不定代詞★

(1)單數(shù)形式

不定代詞anyone, someone, everyone; anything, something, everything; anybody, somebody, everybody視為單數(shù)。

形容詞修飾something, anything之類的復(fù)合不定代詞形容詞應(yīng)后置。如：something interesting

(2)復(fù)數(shù)形式

不定代詞both, few, several, others, many等多表示復(fù)數(shù)，其后的謂語也用復(fù)數(shù)形式。

(3)單復(fù)數(shù)皆可的不定代詞

不定代詞some, most, none, all等的單復(fù)數(shù)取決于of后面的主體名詞。(就近原則)

五）介詞的特殊用法

介詞一般在名詞或代詞前，構(gòu)成介詞短語。有些介詞，如in，up，down等可用作副詞；有些介詞，如as，but等也是連詞。介詞短語在句子中可作主語補(bǔ)語，名詞或代詞的修飾語和狀語。

1、名詞從句作介詞賓語

介詞或介詞短語后面的賓語有時不是名詞或代詞，而是一個從句。

2、其他介詞短語

give sth to sb給某人某物learn sth from sb從某人處學(xué)到……

feel sorry for…感到內(nèi)疚be content with對……感到滿意

be different from與……不同be indifferent to對……漠不關(guān)心

differ with (a person)意見分歧differ from (things)不相同

be accompanied with附帶有be accompanied by由……陪同

correspond with信件往來correspond to相一致

agree with sb同意某人agree to (proposal) 同意某事(提議/建議)

be angry with sb對某人生氣be angry at sth因某事生氣

reconcile with…與……和解reconcile to接受，甘心

talk to告知，向某人談話talk with與……交談

第二講英語的標(biāo)點(diǎn)符號、大小寫和縮寫詞

1、句號（Period）

①一個陳述句或命令句的末尾；

②某些縮寫詞后；Mr., Mrs., Dr., Ph.D., F.O.B.

③語氣溫和的祈使句或客氣的問句之后；

④用作小數(shù)點(diǎn)；

2、問號（Question Mark）

問號一般用在直接疑問句的后面。有時語氣婉轉(zhuǎn)的祈使句后面也用問號：Open a window, would you?

3、感嘆號（Exclamation Mark）

感嘆號一般用在感嘆詞或感嘆句的后面，用于加強(qiáng)語氣、命令或提起注意，

有時也可以表示贊美、大怒、驚訝、嘲諷或玩笑等強(qiáng)烈感情。

4、逗號（Comma）

①逗號可以用來分隔句子中的并列成分，包括并列的主語、謂語、賓語、定語、狀語等。

You must be, or have been hungry. We are tired, hungry, and disconsolate.

②在一個并列句中，用逗號分隔兩個分句。

如果兩個句子很短，并且有and, nor, or連接，就可以省去逗號。

但是由but, for, yet連接的句子則要用逗號分開，以便加強(qiáng)對比的思想。

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③逗號用來分隔非限定性修飾語、同位語或附加說明的詞語。

I have to get up early, particularly on Sunday.The financial report, however, is not complete.

④逗號用于分隔附加疑問句或選擇疑問句。Which pencil do you prefer, the red one or the blue one?

⑤逗號有時也被用來表示省略相同詞語。Someone went to the right; Others, to the left.

⑥逗號用于分隔句首的狀語或從句。Except for physics, my courses are not difficult.

⑦逗號用以分隔日期、數(shù)字、地點(diǎn)。注意:表示日期時，若只說年月，則月份后面不用逗號。

It was on Friday, May 16, 1997 in Los Angeles, California. in October 1964

⑧逗號用以分隔用作獨(dú)立成分或狀語等的下列詞語：

§Actually, basically, briefly, fortunately, honestly, hopefully, personally等

§連接性副詞：consequently, furthermore, however, moreover, nevertheless, otherwise, therefore;

firstly, secondly, first of all, after all, in other words, for example, for instance等§In short, in fact, in conclusion, as a result, on the contrary, on the other hand

5、分號（Semicolon）

①用于沒有連詞連接或是只有一個連詞性副詞的并列分句之間。

②用以分隔已有逗號的并列成分，包括并列的詞、短語或分句。

③用于由for example, for instance, that is, in fact等詞引出的分句之前。

6、冒號（Colon）

最主要的用法：引出表示列舉、解釋或說明性的詞語。

7、引號（Quotation Mark）

1)引號可用來劃分直接引語。

2)引號可用來劃分俚語、生造的詞語和專業(yè)術(shù)語等。

3)歌曲名、詩歌名、報紙雜志上的文章名、出版或未出版的著作中的篇章名等要用引號劃分開。

4)用引號劃分開解釋另外一個詞的詞語。

The word design means“a plan or project, ”“a particular purpose, ”and “an artistic work. ”

5)在關(guān)閉引號“的前面總要用一個句號或逗號（這是美國用法，英國用法多置于引號外）。

The accountant stated, “Our taxable income is at an all-tin-time high.”

6)在用雙引號括住的引文里如果再要引用原文則要用單引號。

8、撇號（Apostrophe）

主要用于表示省略了字母或數(shù)字以及表示名詞所有格。在表示名詞所有格時：

①單數(shù)名詞和不以-s結(jié)尾的復(fù)數(shù)名詞一般在詞尾加’s。

②以-s結(jié)尾的復(fù)數(shù)名詞在詞尾加’。

③復(fù)合名詞在最后一個詞的詞尾加’s。如：an hour and a half’s talk / somebody else’s opinion

④并列名詞表示各自的所有關(guān)系時要在各個名詞之后加’s，當(dāng)表示共有的東西時僅在最后一個名詞之后加’s。

Mary's and Tom's books / Mary and Tom's father

9、連字符（Hyphen）

在打字的一行末尾，如果斷字就要用連字符。

由幾個詞構(gòu)成的復(fù)合形容詞中要用連字符。

在拼寫的數(shù)字中，十位數(shù)和個位數(shù)之間要用連字符。

10、破折號（Dash）

在話語突然中斷、意思突然轉(zhuǎn)折或說話者猶豫不決時要用破折號。用來引出被強(qiáng)調(diào)的詞語。

用來分隔非限定性定語從句、同位語或附加說明的詞語。用來引出概括性詞語。用來指出引文出處。

11、刪節(jié)號（Ellipsis）

用來表示詞語省略。用來表示語句中的斷續(xù)、停頓、猶豫。

12、圓括號（Parenthesis）

用來表示解釋、參見、例證、補(bǔ)充說明等解釋性文字。

The bank’s current business hours (10 a.m. to 3p.m.) will be extended in the near future (to 6 p.m.).

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第三講寫作技巧與語言技能

一）句子的有效性（Effectiveness of Sentences)

1、刪除重復(fù)的詞語和詞綴

becoming smaller and smaller →shrinking

In addition, we are also including →In addition, we are including

the auditors →they (重復(fù)的主語改為they)

2、刪除那些解釋明白無誤事實的詞語

in the color of blue可以簡化為in blue

in the year of 1995可以簡化為in 1995

In the introduction at the beginning introduction導(dǎo)言都是在書的開頭的，因此at the beginning 可刪去。

3、刪除毫無內(nèi)容的累贅詞語

The more you buy, the more you spend. (the result is that as far as money is concerned多余)

in the event that →if ; plan in advance →plan

4、將從句壓縮成短語，短語壓縮成單詞

The report that discussed the fiscal crisis was read by businessmen, who showed great interest.

修改后：The report on the financial crisis was read with interest by businessmen.

The employee with ambition is in all probability likely to get results that are good.

修改后：The ambitious employee is likely to get good results.

The memo that was written by Mary got lost.

修改后：The memo by Mary got lost.

5、將定語從句改為前置定語（前置形容詞）

This amount, which is considered to be insignificant, should be written off as a bad debt.

修改后：This insignificant amount should be written off as a bad debt.

Less than half the merchandise that was damaged could be sold.

修改后：Less than half the damaged merchandise was salable.

The workers who produce the most will receive bonuses.

修改后：The most productive workers will receive bonuses.

6、用簡單句不用復(fù)雜句

A world that is rapidly changing requires education that continues.

修改后：A rapidly changing world requires continuing education.

A business that is local is one that depends upon customers who are steady.

修改后：A local business depends on steady customers.

Communication is, of course, of vital importance to any business that wants to achieve efficiency.

修改后：Communication is vital to business efficiency.

7、句子的連貫性一個句子要表達(dá)一個中心思想

It is easy for you to do your Christmas shopping, and we offer three unique catalogs.

修改后：Because we offer three unique catalogs, it is easy for you to do your Christmas shopping.

I certainly appreciate the time you spent with me in our interview last week, and I am enrolling in a computer science

course this summer.

修改后：Certainly appreciate the time you spent with me last week. Because of our interview, I am enrolling in a computer science course this summer.

8、使用平行結(jié)構(gòu)

表達(dá)幾種類似的思想或事情時都應(yīng)使用動詞、名詞、形容詞、-ing 形式或從句，盡量避免交叉使用。

Steel filing cabinets are best for durability, ease of cleaning, and they resist fire better.

修改后：Steel filing cabinets are best for durability, ease of cleaning, and fire resistance.

9、避免修飾語錯位

首先明確句中各個詞、短語或分句所作的成分及所修飾的對象，然后將修飾語和被修飾對象放在一起。

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The recommendation to delay action by the board was approved.

修改后：The recommendation by the board to delay action was approved.

二）商務(wù)英語寫作的語言技巧（Skills of Language）

1、比較

1)等比：指同等事物之間的無差別比較。

常用的短語有：as…as, the same as, as much of, identical with (與……完全相同), similar to等。

It was as much of a success as I had hoped.

2)比較級和最高級：同事物力之間的有差別比較，即被比較的事物之間是有大小、多少和優(yōu)劣等之分的。

此類的語言形式和短語有：better, less; the best, the least; -er, the -est; more, less; the most, the least等。

2、因果關(guān)系

1)經(jīng)常用于表示原因的短語有：because of, owing to, due to, be caused by, result from, be attributed to等

2)用于表示結(jié)果的短語有：lead to ,cause, result in

3、條件

1)表示普遍的情況（Simple Present +Simple Present）一般現(xiàn)在時+一般現(xiàn)在時

2)表示可能的情況（Simple Present +Will form）一般現(xiàn)在時+will

If he has time, he will come.

3)表示假設(shè)的情況（Simple Past+ Would form）一般過去時+would

If he were here, everything would be all right.

4)表示過去的假設(shè)情況（Past Perfect+ Would have done）過去完成時+would have done

If you had put on more clothes, you wouldn’t have caught cold.

4、對比

表示對比的詞和短語有：however（對比相反情況，“然而，但是”），while / whereas（對比相同情況）

和although / even though（“即使，盡管”，后者比前者語氣更重）

5、舉例

常用的詞和短語有：for example, for instance, such as, like.

should be kept in such a place as

6、先后順序關(guān)系

此類詞和短語主要包括：first, secondly, last, before, after, another, next, then, afterwards, later on

也可用基數(shù)詞one, two, three和阿拉伯?dāng)?shù)字1,2,3等。應(yīng)前后一致，即one, two, three和first, second, third不能混7、表示同類關(guān)系

最常用的詞：and, also, as well, as well as, moreover, furthermore, in addition, in addition to, besides, similarly等。

8、總結(jié)概括

此類詞主要有：in short, in brief, in a word, in summary, in conclusion, briefly, to summarize, to sum up, to conclude等。

第四講備忘錄(Memorandums)

肯定型備忘錄有以下3種具體種類:

1）索要信息的例行請求: 這些包括收發(fā)如下的信息：信貸、財務(wù)和人事檔案、工廠實地和維修，以及存貨；

2）要求幫助的例行請求：人力資源經(jīng)理希望部門經(jīng)理通知各員工參加某一培訓(xùn)的備忘錄（2004.4）；秘書整理部門產(chǎn)品檔案上關(guān)于某個產(chǎn)品的價格與報價有誤，請求銷售經(jīng)理確認(rèn)信息（2006.4）；請求同事幫忙確認(rèn)和完成一些重要事宜（2008.4）；請求總經(jīng)理讓其參加一個重要的國際會議（2009.4）；人力資源部經(jīng)理應(yīng)IT部門的要求，招聘3個員工，請求她告訴你招聘的時間和地點(diǎn)（2010.4）。

3）發(fā)指示開門見山：通常是經(jīng)理們給下級發(fā)布施令：部門經(jīng)理通過備忘錄告知部門員工如何正確使用新修理好的復(fù)印機(jī)（2005.4）；人力資源經(jīng)理發(fā)布告示關(guān)于員工年假的說明（2007.4）；

寫備忘錄的注意事項

因為備忘錄是流通在組織、公司內(nèi)部的特殊文件，所以應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

1、考慮清楚和備忘錄收件人之間的關(guān)系，是平級還是上下級；是較為親密還是不熟悉或不認(rèn)識，注意對不同人

要用不同的口氣。

自考00097外貿(mào)英語寫作-復(fù)習(xí)筆記

2、在一份備忘錄中要集中一個主題，不要混進(jìn)不同的事情。

3、寫備忘錄要開門見山.

4、在結(jié)束時，注意除了表明期待對方行動起來，還要約定一下行動具體時間。

5、因為備忘錄要留檔備案，所以要用清晰、正確、簡明的話語寫，使人易讀、易懂。因為寫備忘錄要格外清楚、

簡潔，所以撰寫時也要注意語態(tài)、時態(tài)和方式：

●用主動語態(tài)，而不用被動語態(tài)。

●用簡單的行為動詞，而不要用過長的詞組。

●可以用諸如since, although, if等詞來連接句子。

●為了引起讀者注意，可以給一些關(guān)鍵詞加下劃線。

●可以把段落或建議標(biāo)上序號。

第五講國際經(jīng)貿(mào)中常用的商務(wù)英語應(yīng)用文

（一）友好社交信(Goodwill and Social Letters)

1、祝賀信（Congratulatory Letters）

祝賀客戶就任總經(jīng)理；祝賀業(yè)務(wù)伙伴晉升出口部經(jīng)理；祝賀朋友晉職；祝賀某人獲得榮譽(yù)等。

祝賀信一般只有兩三段:

1）表達(dá)得知消息的高興心情，常用的詞語：

I was delighted to hear that…

I was very pleased to learn that…

2）表達(dá)祝賀之意常用詞句：

I would like to extend my warmest congratulations to you…

Please accept our heartfelt congratulations on your…

3）對未來表示祝愿和期望：

I wish you every success in your future career.

Best wishes/Kind regards for your continued success.

祝賀信常用句型：

1）Congratulations on your latest promotion.

I know that you will make good in your new job because you thrive on responsibility.

2）It means more work, more fun, more pay. Good luck to you.

3）I congratulate you on your enterprises, and hope you will succeed in trade.

4）Please accept my heartiest congratulations on…

5）Allow me to congratulate you to on thus great success.

6）What exciting news!

7）I was delighted to hear the news.

8）Hearty congratulation and all good wishes on this milestone in your life.

9）May every happiness be yours on this Wedding Day.

10）Let me offer you my sincerest congratulations upon the arrival of your son.

11）Our best wishes and warmest regards.

2、感謝信(Letters of Appreciation)

感謝在出差地受到的照顧; 感謝在出差地有機(jī)會與對方會面; 為在家里招待自己而感謝; 感謝介紹業(yè)務(wù)關(guān)系等

感謝信一般三段：

1）表達(dá)感謝之情:

◆I am writing to thank you for…

◆Thank you very much for…

◆Please accept my sincere appreciat ion for…

2）談及具體事情帶給你的感受（對方的款待、幫助等）

◆I enjoyed the short stay at your home which is both delightful and memorable.

自考00097外貿(mào)英語寫作-復(fù)習(xí)筆記

◆The clock you presented to me will serve as a daily reminder of your hospitality during our stay, as well as of the

friendship between us.

3）向?qū)Ψ奖磉_(dá)良好祝愿或?qū)ξ磥肀硎酒谕貓蟮囊馑?/span>

◆I look forward to the chance to reciprocate your kindness when you come to Beijing next time.

◆I look forward to meeting you again.

感謝信常用的句型：

1)I shall always appreciate the assistance you gave.

2)Please accept our warmest thanks for what you’ve done for us.

3)I’m deeply grateful to you for your favor.

4)We can never thank you enough for your kindness.

5)Your kindness in our time of need will never be forgotten.

6)I don’t have to tell you that I’m sincerely grateful for…

7)This is to thank you for your wonderful hospitality and to tell you how much we enjoyed seeing you again.

8)I find an ordinary “thank you” entirely inadequate to tell you how grateful I am for your wonderful present.

3、慰問信(Letters of Sympathy)

對他人因事故受傷表示慰問；慰問生病的客戶；對商業(yè)伙伴的災(zāi)難損失表示慰問等。這種信一般都比較簡短，但表達(dá)的感情必須真摯。

慰問信一般分三段：

1）對收信人的不幸表示同情和關(guān)切

We were very sorry to learn of…

I was deeply distressed to hear of…

I was deeply concerned when I learned that…

2）祝愿對方造人恢復(fù)健康或脫離困難，

We are all praying for your quick and complete recovery.

I wish you a complete and speedy recovery.

3）如果有必要，可主動提出幫助

Please feel free to contract me if I can be of some help.

If there is anything I can do to help you, please let me know.

慰問信常用的句型：

1)I pray that love, joy and peace will gently heal your wounds of grief pain and separation.

2)I wish I could express in words the fact that I am aching with you during your time of pain.

3)I’d like to send you my best wishes for your quick return to good health.

4)How are the wounds of your brother? I wish he would get well soon.

5)If I can be of any service to you, let me know at once.

4、邀請信（Letters of Invitation）★

邀請他人參加公司晚宴; 邀請參加酒宴等

主要結(jié)構(gòu)及內(nèi)容如下：

邀請信：

1）說明邀請對方參加的活動以及舉行這種活動的目的。

2）說明活動的安排細(xì)節(jié)：時間、地點(diǎn)等。

3）如果對時間要求得比較嚴(yán)的話，說明要求參加者到達(dá)的具體時間以及活動結(jié)束的時間。

4）如有必要，請對方在某個確定時間之前確認(rèn)能否應(yīng)邀。

邀請信的答復(fù)：

1）接受邀請的信：

①感謝對方的邀請并表示愉快接受。

②確認(rèn)參加活動的時間和地點(diǎn)，以免有誤。

2）謝絕要求的信：

①應(yīng)首先感謝對方的邀請并對不能應(yīng)邀表示遺憾。

自考00097外貿(mào)英語寫作-復(fù)習(xí)筆記

③簡單陳述不能應(yīng)邀的理由（不必很具體）。

④向邀請人致以問候。

3）請柬：（內(nèi)容必須簡短、全面，邀請者用第三人稱）

1寫出邀請者和被邀請者的姓名全名，包括性別、稱呼。

2表達(dá)邀請。3活動的形式。4時間。5地點(diǎn)。

6說明。包括舉辦活動的目的、要求對方答復(fù)、對服裝的要求、附帶說明等。

（二）日常辦公信件(Office Routine Letters)★

表達(dá)通知的常用句型有：

1) This is to inform you that…

2) We are pleased to inform you that…

3) We have the pleasure informing you that…

4) This is to formally announce that…

（三）就業(yè)信寫作（Employment Writing）★

1、求職申請信★

求職申請信的正文內(nèi)容為：★

1）說明寫信的目的。

對于應(yīng)聘申請信，應(yīng)說明你所要申請的職位以及你的信息來源，如廣告應(yīng)征或經(jīng)人介紹等。

對于自薦信，除此之外，還應(yīng)適當(dāng)提及你的個人資歷和背景；還可對所應(yīng)聘單位進(jìn)行褒獎；還可提出問題。總之，要引起讀信人的興趣及注意。

2）概括本人的經(jīng)歷和特長，表明自己能夠勝任所申請的工作。

3）以請求面試做為結(jié)尾。

2、辭職信(Letters of Resignation)★

寫辭職信時，不管什么樣理由，都不要發(fā)牢騷，語氣要委婉，要表示出感謝之意。內(nèi)容應(yīng)包括以下三方面：

①明確提出辭職并說明具體離職時間；

②說明辭職理由（如對工作或公司不滿，可巧妙地找些借口）；

③對雇主和同仁表示感謝，表達(dá)對原單位的留戀心情等。

（四）推銷信(Sales Letters)★

1、語言特色

現(xiàn)代商務(wù)活動中，在寫推銷信時有一個趨向，那就是使信更具人情味（personal）。所以一封好的推銷信應(yīng)該是從買方角度考慮，而不是只從賣方角度一味夸張、炫耀產(chǎn)品或服務(wù)。一封好的推銷信要有一些語言特色，我們逐條來看：1）具有吸引力Our new products possess a very attractive appearance as well as novel designs.

2）流暢性

寫作時務(wù)必注意句子的連貫性和流暢性（smooth flow）。一定要以清晰、簡單的句子表達(dá)自己的思想。

3）避免使用俚語（salang）、陳詞濫調(diào)和行話（cliches and jargons）。注意應(yīng)該把你寫推銷信的對象看作是聰明、成熟的人。而現(xiàn)代社會上的人們也的確變得更精明，不會接受那些陳舊的吹噓之詞。也不要說一些讓人難以理解的行話，這會給人以試圖蒙騙顧客的感覺。更不能用俚語或粗俗的話。

Rose has been the hottest salesperson. Hottest也只限于當(dāng)?shù)厝耸褂玫馁嫡Z，這里的意思是most successful。

2、推銷信的主要內(nèi)容(AIDA原則)：★

1）引起潛在顧客的注意。(Attention)

讀者的注意力通常會帶來對這種產(chǎn)品或服務(wù)的興趣和欲望，所以推銷信開頭一定要吸引注意力。

2）介紹產(chǎn)品或服務(wù)，引起讀者的興趣和購買欲望。(Interest)

在引起讀者注意力后，要從各方面介紹所推銷產(chǎn)品或服務(wù)，比如特征、用途、優(yōu)點(diǎn)等。還可以用一些如專家意見、使用者好評、優(yōu)惠的價格等來引起讀者的興趣和購買欲。

3）提出令人信服的證據(jù)。(Desire)

可以用售后服務(wù)保證，不適合可替換或退款，良好的保修記錄等來使讀者相信推銷信里不光是一些空洞的話語。4）激勵潛在的顧客采取行動。(Action)

前面說得再多，也是希望讀者采取行動購買產(chǎn)品或服務(wù)。所以要在最后十分明確地激勵潛在的顧客把行動付諸實施。用下面這些方式都可以敦促讀者立刻購買。